Tietosuojaseloste

1. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
   
   1.1 Tietosuojan tarkoituksena on turvata henkilöiden yksityiselämän ja yksityisyyden suoja henkilötietoja käsitellessä. Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (”AYY”) noudattaa kaikessa toiminnassaan voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä. Olemme sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi ja toimimme odotuksiesi mukaisesti kaikessa henkilötietojen käsittelyssä. Luottamuksesi suojaaminen ja vastuullisuus ovat toiminnassamme ensisijaisen tärkeitä.
   
   1.2 Kaikki meille antamasi tiedot pysyvät luottamuksellisina. Meille on tärkeää, että kaikki jäsenemme, työntekijämme, ja yhteistyökumppanimme saavat läpinäkyvästi tietoa siitä, miten käytämme heidän henkilötietojaan. Kerromme tässä tietosuojaselosteessa, miten henkilötietojasi kerätään, käsitellään, kenelle luovutamme tietojasi, kuinka kauan säilytämme niitä, ja mitkä ovat oikeutesi henkilötietojesi suhteen. Henkilötiedolla tarkoitamme tietoja, jotka voidaan yhdistää sinuun suoraan, tai epäsuorasti.
   
   1.3 Tällä tietosuojaselosteella kerrotaan henkilötietojen käsittelystä ylioppilaskunnan asuntotoiminnan yhteydessä.
   
   
2. KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYPERUSTE
   
   2.1 AYY:n asuntotoiminnan tarkoituksena on opiskelija-asuntojen tarjoaminen AYY:n jäsenille. Sopimussuhteen syntymisen ja vuokrasuhteen ylläpitämisen edellytyksenä on tarpeellisten tietojen saaminen asunnonhakijoilta ja asukkailta.
   
   2.2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat asuntojen ja autopaikkojen vuokraaminen, asumisneuvonta ja asukastoiminta sekä niihin liittyvän toiminnan hallinnointi ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen, vuokrasopimusten hallinta sekä vuokranantajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen.
   
   2.3 Joillain kiinteistöillämme on käytössä myös kameravalvonta. Käytämme näitä tietoja turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi AYY:n omistamissa kiinteistöissä sekä niiden pihapiirissä. Käytämme tietoja rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn sekä yleisen turvallisuuden varmistamiseksi. Ilmoitamme kameravalvonnasta kylteillä niissä tiloissa ja alueilla, joihin kamerat on sijoitettu.
   
   2.4 Henkilötietojen käsittelyperuste asuntotoiminnassa vaihtelee yksittäistapauksittain: esimerkiksi vuokrasuhteessa olevan henkilön tietojen käsittely perustuu AYY:n asuntotoiminnan ja rekisteröidyn väliseen sopimussuhteeseen, kun taas kameravalvonta kiinteistöillä perustuu AYY:n oikeutettuun etuun.
   
   2.5 Sinulla on oikeus kieltäytyä henkilötietojesi luovuttamisesta meille. Emme kuitenkaan voi taata kaikkien palveluidemme tarjoamista sinulle, mikäli kiellät meitä käyttämästä henkilötietojasi.
   
   
3. REKISTERÖIDYT JA HENKILÖTIETORYHMÄT
   
   3.1 Rekisteröityjä ovat asunnonhakijat, nykyiset asukkaat ja näiden mahdolliset huoltajat ja kanssahakijat. Lisäksi rekisteröityjä ovat mahdolliset muut vakuusmaksun tai vuokran maksajat kuin edellä mainitut sekä mahdollisten edunvalvojien henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.
   
   3.2 Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään, lukuun ottamatta luottotietoja, jotka haemme kolmannen tahon ylläpitämästä luottotietorekisteristä.
   
   3.3 Kerättäviä henkilötietoja ovat:
   (a) Perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, yhteystiedot ja sukupuoli;
   (b) Opiskeluoikeuden tiedot, kuten opiskelupaikka;
   (c) Samassa taloudessa asuvien tiedot, kuten henkilöiden lukumäärä, mahdolliset avio- tai avopuolisot sekä lapset;
   (d) Tulo- ja varallisuustiedot sekä luottotiedot;
   (e) Vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot, kuten vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot sekä vakuustiedot ja;
   (f) Asiakkuuteen ja asunnonhakemiseen liittyvä yhteydenpito, kuten AYY:n viestintä, reklamaatiot ja palautteet.
   
   3.4 Pääsääntöisesti emme käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä (esimerkiksi terveystietoja). Joissain tapauksissa tällaisia tietoja voidaan kuitenkin käsitellä lainsäädännön mukaisesti. Mikäli kuitenkin erityiset henkilötietoryhmät tulevat käsiteltäviksemme, kerromme tästä aina erikseen.
   
   
4. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT
   
   4.1 Voimme luovuttaa asukkaiden tietoja Kelalle, sosiaalitoimistoon, perintätoimistoon oppilaitoksiin, teleoperaattoreille, pysäköintihalleja ylläpitäville yhtiöille sekä kiinteistönhuolto- ja kiinteistönylläpitosopimusten mukaisille yhteistyökumppaneille ja kunnille.
   
   4.2 Käytämme asuntohakuun ja asukkaiden valinnan organisoinnin tukena DOMO-järjestelmää. Asunnonhakijoiden ja asukkaiden tietoja voidaan luovuttaa järjestelmän ylläpitäjille järjestelmän sujuvuuden varmistamiseksi ja ongelmatilanteiden ratkomiseksi.
   
   
5. TIETOJEN SUOJAUS
   
   5.1 Rekisteritietoja ei säilytetä muussa kuin sähköisessä muodossa. Verkon yli siirrettäessä tiedot suojataan SSL- tai SSH-tekniikalla. Rekisterin palvelinlaitteistoa ylläpidetään hyvän ylläpitotavan mukaisesti. Pääsyy rekisteritietoja sisältävään tietokantaan on rajoitettu verkkotekniikan ja henkilökohtaisten tunnusten avulla. Rekisterin ylläpito-oikeudet on rajattu ylioppilaskunnan järjestelmistä vastaaviin ylläpitäjiin.
   
   
6. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERIAATTEET
   Noudatamme toiminnassamme seuraavia henkilötietojen käsittelyn yleisperiaatteita:
   
   6.1 Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys
   Kaikkeen AYY:n toimesta tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn on aina olemassa oikeusperuste, joka on käsittelyssä lainmukaisuuden takaajana. Henkilötietojesi kerääminen tai käsittely on aina liitetty tiettyyn oikeusperusteeseen ja tietojen kerääminen ja käsittely tehdään aina tiettyyn ennalta ilmoitettuun ja rajattuun käyttötarkoitukseen.
   
   6.2 Käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja säilytyksen rajoittaminen
   Keräämme ja käsittelemme vain niitä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia ylioppilaskuntamme toiminnan ja tehokkaan asiakaspalvelun kannalta.
   
   Keräämme ja käsittelemme ainoastaan tiettyä käyttötarkoitusta varten välttämättömiä henkilötietojasi. Henkilötietojen tyyppi ja keräämisen laajuus harkitaan aina tapauskohtaisesti ja rajoitetaan käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliseen tietoon. Henkilötietojasi säilytetään tunnistettavassa muodossa vain niin pitkään kuin niiden käsittelylle tällaisessa muodossa on olemassa tarve. Tietojen säilytysajat perustuvat pääosin olemassa olevaan lainsäädäntöön.
   
   6.3 Täsmällisyys
   Pidämme henkilötietosi täsmällisinä ja ajantasaisina. Epätarkat tai virheelliset tiedot poistetaan tai oikaistaan kohtuullisia toimenpiteitä käyttäen. 
   
   6.4 Eheys ja luottamuksellisuus
   Henkilötietojasi käsitellään aina luottamuksellisesti. Tämä varmennetaan asianmukaisilla organisatorisilla ja teknisillä toimenpiteillä, joiden avulla estetään tietojen luvaton ja laiton käsittely. Näiden toimenpiteiden avulla varmistutaan myös siitä, ettei henkilötietoja vahingossa menetetä, muuteta tai tuhota. 
   
   
7. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN EU/ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
   
   7.1 DOMO-järjestelmän tietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Huolehdimme tarvittavista suojatoimista ja toteutamme lisätoimia henkilötietojen suojaamiseksi tarvittavassa laajuudessa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Tiedonsiirrot perustuvat yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 46 artiklan asianmukaisiin suojatoimiin komission vakiolausekkeita käyttäen.
   
   7.2 Muita, kuin DOMO-järjestelmässä olevia tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
   
   
8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
   8.1 Voit käyttää alla mainittuja oikeuksiasi laittamalla sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@ayy.fi. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Jos käsittelymme ei ole mielestäsi lainmukaista, voit olla yhteydessä tietosuojavaltuutettuun.
   
   (a) Tietojen tarkastaminen. Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa tarkastamiseen. Luovutamme rekisteröidyn tiedot pyynnöstä.
   (b) Tietojen oikaiseminen. Oikaisemme virheelliset henkilötietosi pyynnöstäsi ja täydennämme tietojasi.
   (c) Oikeus vastustaa käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin kun se perustuu AYY:n tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun, mikäli henkilökohtainen tilanteesi syrjäyttää tällaisen oikeutetun edun. Voimme hylätä pyynnön, jos käsittely on välttämätöntä pakollisten ja laillisten oikeuksien toteuttamiseksi. Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksessa ja siihen liittyvää profilointia.
   (d) Tietojen poistaminen. Poistamme henkilötiedot pyynnöstäsi, jos niiden käsittelyn jatkamiselle ei ole pätevää syytä, esimerkiksi jos peruutat suostumuksesi.
   (e) Tietojen siirto. Luovutamme suostumukseesi, tai sopimuksen toteuttamisen perusteella saadut henkilötietosi sinulle, tai kolmannelle taholle yleisesti käytetyssä ja konekielisesti luettavassa muodossa.
   (f) Käsittelyn rajoittaminen. Voit tietyissä tilanteissa pyytää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi henkilötietojen oikeellisuuden varmistamisen ajaksi.
   (g) Suostumuksen peruuttaminen. Voit peruuttaa henkilötietojen käsittelemiseksi antamasi suostumuksen milloin tahansa.
   
   
9. TIETOJEN POISTO
   
   9.1 AYY noudattaa tietojen tietosuojalainsäädännöstä tulevaa tietojen minimoinnin periaatetta, jonka mukaan henkilötietojen säilytysaika on pidettävä mahdollisimman lyhyenä.
   
   9.2 Asukkaiden henkilötietojen säilytysajat perustuvat lakiin saatavien perinnästä ja lakiin saatavien perinnästä annetun lain muuttamisesta sekä kirjanpitolakiin.
   
   9.3 Muut tiedot poistetaan vuoden kuluessa käyttötarkoituksen lakkaamisesta.
   
   
10. YHTEYDENOTOT JA MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN
    
    10.1 Vastaamme mielellämme kysymyksiin koskien tätä lisätietosuojaselostetta. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä tämän selosteen osalta toimii Annika Ojelma, jonka tavoittaa sähköpostitse tietosuojavastaava@ayy.fi.
    
    10.2 Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 16.5.2025.